Órgano de Control / Defensa Jurídica
Órgano de Control Institucional
El Órgano de Control Institucional (OCI) es el encargado de realizar los servicios de control simultáneo y posterior; así como los servicios relacionados, conforme al Plan Anual de Control y a las disposiciones aprobadas por la Contraloría General de la República (CGR). Se ubica en el mayor nivel jerárquico de la estructura orgánica.
Depende funcionalmente de la CGR, ejerce sus funciones con sujeción a la normativa y a las disposiciones que emita la CGR en materia de control gubernamental. Depende administrativamente del Ministerio de Economía y Finanzas.
Funciones del Órgano de Control Institucional
El Órgano de Control Institucional tiene las siguientes funciones:
| a) | Formular, en coordinación con las unidades orgánicas competentes de la CGR, el Plan Anual de Control, de acuerdo a las disposiciones que sobre la materia emita la CGR; |
| b) | Formular y proponer al Ministerio el presupuesto anual del OCI para su aprobación correspondiente; |
| c) | Ejercer el control interno simultáneo y posterior conforme a las disposiciones establecidas en las Normas Generales de Control Gubernamental y demás normas emitidas por la CGR; |
| d) | Ejecutar los servicios de control simultáneo y posterior, así como los servicios relacionados con sujeción a las Normas Generales de Control Gubernamental y demás disposiciones emitidas por la CGR; |
| e) | Cautelar el debido cumplimiento de las normas de control y el nivel apropiado de los procesos y productos a cargo del OCI en todas sus etapas y de acuerdo a los estándares establecidos por la CGR; |
| f) | Comunicar oportunamente los resultados de los servicios de control a la CGR para su revisión de oficio, de corresponder, luego de lo cual debe remitirlos al/a la Ministro/a, y a los órganos competentes de acuerdo a ley; conforme a las disposiciones emitidas por la CGR; |
| g) | Comunicar los resultados de los servicios relacionados, conforme a las disposiciones emitidas por la CGR; |
| h) | Actuar de oficio cuando en los actos y operaciones de la entidad se adviertan indicios razonables de falsificación de documentos, debiendo informar al Ministerio Público o al/a la Ministro/a, según corresponda, bajo responsabilidad, para que se adopten las medidas pertinentes, previamente a efectuar la coordinación con la unidad orgánica de la CGR bajo cuyo ámbito se encuentra el OCI; |
| i) | Elaborar la Carpeta de Control y remitirla a las unidades orgánicas competentes de la CGR para la comunicación de hechos evidenciados durante el desarrollo de servicios de control posterior al Ministerio Público conforme a las disposiciones emitidas por la CGR; |
| j) | Orientar, recibir, derivar o atender las denuncias, otorgándole el trámite que corresponda de conformidad con las disposiciones del Sistema Nacional de Atención de Denuncias o de la CGR sobre la materia; |
| k) | Realizar el seguimiento a las acciones que las entidades dispongan para la implementación efectiva y oportuna de las recomendaciones formuladas en los resultados de los servicios de control, de conformidad con las disposiciones emitidas por la CGR; |
| l) | Apoyar a las Comisiones Auditoras que designe la CGR para la realización de los servicios de control en el ámbito de la entidad en la cual se encuentra el OCI, de acuerdo a la disponibilidad de su capacidad operativa. Asimismo, el Jefe y el personal del OCI deben prestar apoyo, por razones operativas o de especialidad y por disposición expresa de las unidades orgánicas de línea u órganos desconcentrados de la CGR, en otros servicios de control y servicios relacionados fuera del ámbito de la entidad. El Jefe del OCI, debe dejar constancia de tal situación para efectos de la evaluación de desempeño, toda vez que dicho apoyo impactará en el cumplimiento de su Plan Anual de Control; |
| m) | Cumplir diligente y oportunamente, de acuerdo a la disponibilidad de su capacidad operativa, con los encargos y requerimientos que le formule la CGR; |
| n) | Cautelar que la publicidad de los resultados de los servicios de control, así como los servicios relacionados se realicen de conformidad con las disposiciones emitidas por la CGR; |
| o) | Cautelar que cualquier modificación al Cuadro de Puestos, al presupuesto asignado o al ROF, en lo relativo al OCI se realice de conformidad a las disposiciones de la materia y las emitidas por la CGR; |
| p) | Promover la capacitación, el entrenamiento profesional y desarrollo de competencias del Jefe y personal del OCI a través de la Escuela Nacional de Control o de otras instituciones educativas superiores nacionales o extranjeras; |
| q) | Mantener ordenados, custodiados y a disposición de la CGR durante diez (10) años los informes de auditoría, documentación de auditoría o papeles de trabajo, denuncias recibidas y en general cualquier documento relativo a las funciones del OCI, luego de los cuales quedan sujetos a las normas de archivo vigentes para el sector público; |
| r) | Efectuar el registro y actualización oportuna, integral y real de la información en los aplicativos informáticos de la CGR; |
| s) | Mantener en reserva y confidencialidad la información y resultados obtenidos en el ejercicio de sus funciones; |
| t) | Promover y evaluar la implementación y mantenimiento del Sistema de Control Interno por parte de la entidad; |
| u) | Presidir la Comisión Especial de Cautela en la auditoría financiera gubernamental de acuerdo a las disposiciones que emita la CGR; |
| v) | Coordinar, según corresponda y de acuerdo a las disposiciones que emita a la CGR, con los OCI de las entidades comprendidas bajo su ámbito o adscritas a éstas, a efecto de formular el Plan Anual de Control en coordinación con la CGR y realizar los servicios de control y servicios relacionados, con la finalidad de contribuir a un desarrollo óptimo de control gubernamental; |
| w) | Integrar y consolidar la información referida al funcionamiento, desempeño, limitaciones u otros aspectos vinculados a los OCI de las entidades comprendidas bajo su ámbito, cuando la CGR lo disponga; |
| x) | Informar a la CGR sobre cualquier aspecto relacionado con los OCI bajo su ámbito, que pueda afectar el desempeño funcional de los Jefes de OCI, a fin de ser evaluado por la CGR; y, |
| y) | Otras que establezca la CGR. |
Estructura del Órgano de Control Institucional
El Órgano de Control Institucional (OCI), para el cumplimiento de sus funciones, cuenta con las siguientes unidades orgánicas:
| 1. | Oficina de Planeamiento. |
| 2. | Oficina de Control Económico. |
| 3. | Oficina de Control Administrativo. |
Funciones de la Oficina de Planeamiento
La Oficina de Planeamiento tiene las siguientes funciones:
| a) | Elaborar y proponer el proyecto del Plan Anual de Control de acuerdo a lineamientos y disposiciones que sobre la materia emite la CGR, consolidando las propuestas presentadas por las oficinas; |
| b) | Elaborar las carpetas de servicios en coordinación con la unidad orgánica a cargo de la auditoría de cumplimiento |
| c) | Ejecutar servicios relacionados con sujeción a las Normas Generales de Control Gubernamental y demás disposiciones emitidas por la CGR; |
| d) | Cautelar el debido cumplimiento de las normas de control y el nivel apropiado de los procesos y productos a su cargo en todas sus etapas y de acuerdo a los estándares de calidad establecidos por la CGR; |
| e) | Evaluar el Plan Anual de Control emitiendo los respectivos informes de cumplimiento; |
| f) | Realizar el seguimiento a las acciones que el Ministro disponga para la implementación efectiva y oportuna de las recomendaciones formuladas en los resultados de los servicios de control, de conformidad con las disposiciones emitidas por la CGR; |
| g) | Supervisar y efectuar el registro oportuno, integral y real de la información que le compete en los aplicativos informáticos de la CGR; |
| h) | Coordinar, según corresponda y de acuerdo a las disposiciones que emita a la CGR, con los OCI de las entidades comprendidas bajo su ámbito o adscritas a éstas, a efecto de formular el Plan Anual de Control en coordinación con la CGR y realizar los servicios de control y servicios relacionados, con la finalidad de contribuir a un desarrollo óptimo de control gubernamental; |
| i) | Integrar y consolidar la información referida al funcionamiento, desempeño, limitaciones u otros aspectos vinculados a los OCI de las entidades comprendidas bajo su ámbito, cuando la CGR lo disponga; |
| j) | Informar a la CGR sobre cualquier aspecto relacionado con los OCI bajo su ámbito, que pueda afectar el desempeño funcional de los Jefes de OCI, a fin de ser evaluado por la CGR; y, |
| k) | Otras funciones que asigne el/la Jefe/a del OCI. |
Funciones de la Oficina de Control Económico
La Oficina de Control Económico tiene las siguientes funciones:
| a) | Ejecutar los servicios de control simultáneo y posterior y servicios relacionados en los órganos de línea del Despacho Viceministerial de Hacienda, del Despacho Viceministerial de Economía y los Órganos No Estructurados Adscritos del Ministerio, de acuerdo a lo previsto en las Normas Generales de Control Gubernamental y normativa específica que establezca la CGR |
| b) | Realizar la auditoría financiera en las unidades ejecutoras del Ministerio, previa autorización de la CGR (Departamento de Auditoría Financiera y de la Cuenta General) |
| c) | Vigilar y cautelar que las etapas de los servicios de control simultáneo y posterior y servicios relacionados se ejecuten con observancia de requisitos, especificaciones y estándares de calidad establecidos por la normativa específica emitida por la CGR |
| d) | Verificar que el contenido de los informes se enmarquen en la normativa de control gubernamental, cumplan con el nivel apropiado de calidad, y comunicar oportunamente al jefe del OCI para su aprobación y remisión a la CGR y al Ministro |
| e) | Registrar en los aplicativos informáticos de la CGR, la información resultante de los servicios de control simultáneo y posterior y servicios relacionados de su competencia |
| f) | Integrar la Comisión Especial de Cautela, asumiendo la presidencia de la misma en la auditoría financiera gubernamental a realizarse por las Sociedades de Auditoría (SOA) en las unidades ejecutoras del Ministerio y de acuerdo a normas que emite la CGR; y, |
| g) | Otras funciones que asigne el Jefe del OCI. |
Funciones de la Oficina de Control Administrativo
La Oficina de Control Administrativo tiene las siguientes funciones:
| a) | Ejecutar los servicios de control simultáneo, posterior y relacionados a los órganos de apoyo, asesoramiento y Órganos Colegiados del Ministerio, con sujeción a las Normas Generales de Control Gubernamental y demás disposiciones emitidas por la CGR |
| b) | Cautelar el debido cumplimiento de las normas de control gubernamental y el nivel apropiado de los procesos y productos a su cargo en todas sus etapas y de acuerdo a los estándares de calidad establecidos por la CGR |
| c) | Registrar en los aplicativos de la Contraloría General de la República la información resultante de los servicios de control simultáneo, posterior y relacionados de su competencia |
| d) | Verificar que el contenido de los informes se enmarquen en la normativa de control gubernamental, cumpla con el nivel apropiado de calidad, y comunicar oportunamente al jefe del OCI, para su aprobación y remisión a la CGR y al Ministro |
| e) | Recibir y admitir las denuncias, otorgándole el trámite que corresponda de conformidad con las Directivas del Sistema Nacional de Atención de Denuncias de la CGR sobre la materia; y, |
| f) | Otras funciones que asigne el Jefe del OCI. |