Oficina General de Administración

La Oficina General de Administración es el órgano de administración interna encargado de administrar los recursos humanos, financieros y materiales del Ministerio, de acuerdo a las normas vigentes. Depende de la Secretaría General y mantiene relaciones de coordinación con los diferentes órganos estructurados y no estructurados del Ministerio y organismos públicos adscritos y entidades públicas vinculadas al Sector.

 

 

Funciones de la Oficina General de Administración

 

La Oficina General de Administración tiene las siguientes funciones:

 

a)

Programar, organizar, dirigir, ejecutar y controlar, en el ámbito institucional, los procesos técnicos de los Sistemas Administrativos de Gestión de Recursos Humanos, Abastecimiento,  Contabilidad y Tesorería;

b)

Proponer y aprobar directivas y normas internas de aplicación en el ámbito institucional relacionadas con los Sistemas Administrativos de Gestión de Recursos Humanos, Abastecimiento, Contabilidad y Tesorería, así como las acciones relativas al Control Patrimonial;

c)

Administrar los recursos humanos, financieros y materiales del Ministerio;

d)

Programar y gestionar las necesidades de capacitación y de bienestar del personal del Ministerio;

e)

Participar, en coordinación con la Oficina General de Planificación y Presupuesto, en las fases de programación y formulación del presupuesto institucional del Ministerio;

f)

Conducir, con las Unidades Ejecutoras del Pliego, la fase de ejecución del presupuesto institucional del Ministerio;

g)

Efectuar el control previo y concurrente de las operaciones administrativas y financieras del Ministerio, en cumplimiento de las normas del Sistema Nacional de Control;

h)

Dirigir y supervisar la formulación de los estados financieros y presupuestarios del Ministerio;

i)

Suscribir contratos y/o convenios relacionados a la adquisición de bienes, contratación de servicios, ejecución de obras y otros de su competencia;

j)

Supervisar el cumplimiento de los términos contractuales y convenios, que correspondan a su ámbito de competencia;

k)

Supervisar la administración de los bienes muebles e inmuebles del Ministerio, así como controlar y mantener actualizado el margesí de los mismos;

l)

Supervisar las actividades de servicios que se presten en el Ministerio;

m)

Emitir los actos administrativos o de administración que correspondan en el marco de las competencias asignadas en la normatividad vigente;

n)

Proponer, gestionar, emitir y ejecutar los actos de adquisición, administración, disposición, registro y supervisión de los bienes estatales;

o)

Autorizar los viajes al interior del país que no excedan de quince días calendarios, y emitir opinión técnica y proponer los proyectos de dispositivos para la autorización de viajes al exterior de los empleados públicos del Ministerio y de sus órganos no estructurados;

p)

Ejercer la representación legal del Ministerio ante cualquier tipo de autoridad administrativa; así como suscribir convenios, contratos y cualquier otro acto relacionado con los fines institucionales. Esta función comprende a los contratos y convenios que implique el reconocimiento de deudas distintas a las operaciones de endeudamiento público, la cesión de derechos y cualquier otro acto jurídico de administración y disposición del patrimonio institucional;

q)

Supervisar y cautelar el correcto uso de los bienes patrimoniales y no patrimoniales asignados; y,

r)

Las demás funciones que le asigne el Secretario General o aquellas que le corresponda por norma legal expresa.

 

 

 

Estructura de la Oficina General de Administración

 

La Oficina General de Administración, para el cumplimiento de sus funciones, cuenta con las siguientes unidades orgánicas:

 

1.

Oficina de Recursos Humanos

2.

Oficina de Abastecimiento

3.

Oficina de Finanzas

 

 

Funciones de la Oficina de Recursos Humanos

 

La Oficina de Recursos Humanos tiene las siguientes funciones:

 

a)

Cumplir y hacer cumplir los procesos técnicos del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos;

b)

Emitir, proponer y/o mantener actualizada las normas internas sobre los procesos técnicos del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos;

c)

Formular y proponer el Presupuesto Analítico de Personal (PAP) del Ministerio y otros documentos de gestión que correspondan;

d)

Conducir los procesos de selección, contratación e inducción de personal que requiere el Ministerio, en el marco de la normatividad vigente;

e)

Formular las planillas de remuneraciones, incentivo único, pensiones y beneficios, del personal y pensionistas del Ministerio; así como del pago de estipendios de secigristas, practicantes y otros;

f)

Efectuar el control de asistencia y permanencia del personal, así como mantener actualizada  la base de datos integral del personal y pensionistas del Ministerio, generando estadísticas y reportes;

g)

Ejecutar el Plan de Desarrollo de Personas (PDP), así como otros procesos de capacitación y desarrollo del personal del Ministerio;

h)

Conducir los procesos y programas vinculados con el fomento y desarrollo del sistema de seguridad y salud en el trabajo, del adecuado clima laboral, de la  cultura, deporte, recreación, salud y bienestar social, dirigidos al personal, pensionistas y sus familiares;

i)

Conducir el proceso de evaluación del desempeño laboral del personal del Ministerio;

j)

Formular y mantener actualizados los perfiles de puestos de trabajo del Ministerio,  en función a las competencias requeridas;

k)

Analizar y evaluar las solicitudes de reconocimiento y otorgamiento de subsidios, pensiones y otros beneficios sociales del personal y pensionistas del Ministerio, elevando la propuesta correspondiente a la Oficina General de Administración;

l)

Expedir al personal y pensionistas del Ministerio las constancias de pagos de haberes y descuentos, y certificados que soliciten; así como atenderlos en otras gestiones referidas a acciones de personal;

m)

Mantener actualizado los legajos personales y el escalafón del personal del Ministerio;

n)

Administrar y mantener actualizado el Registro Nacional de Personal del Servicio Civil y el Registro Nacional de Sanciones de Destitución y Despido  del Ministerio de Economía y Finanzas, correspondiente al personal y empleados públicos en general;

o)

Actuar como Secretaría Técnica de la Comisión Permanente de Procesos Administrativos Disciplinarios y de las Comisiones Especiales de Procesos Administrativos Disciplinarios que se constituyan; y,

p)

Las demás funciones que le asigne el Director General de la Oficina General de Administración.

 

 

Funciones de la Oficina de Abastecimiento

 

La Oficina de Abastecimiento tiene las siguientes funciones:

 

a)

Programar, preparar, coordinar, ejecutar y supervisar los procedimientos de contratación de bienes, servicios y ejecución de obras que requieran los órganos y unidades orgánicas del Ministerio, sea o no dentro del ámbito de la Ley de Contrataciones vigente, como órgano encargado de las contrataciones del Ministerio;

b)

Consolidar las necesidades de bienes, servicios y obras, así como formular el Plan Anual de Contrataciones (PAC) del Ministerio;

c)

Ejecutar, como órgano encargado de las contrataciones del Ministerio, las funciones y atribuciones establecidas en la Ley de Contrataciones del Estado vigente que no sean privativas del Ministro, o de otra autoridad u órgano del Ministerio;

d)

Realizar inspecciones técnicas de los bienes asignados a los órganos estructurados o no del Ministerio, y de los que se encuentran bajo su administración para verificar su uso y destino;

e)

Planificar, coordinar y ejecutar las acciones referidas al registro, administración, supervisión y disposición de los bienes de propiedad del Ministerio y de los que se encuentren bajo su administración;

f)

Ejercer la representación legal del Ministerio para suscribir contratos referidos a bienes y servicios cuyos montos de contratación sean menores o iguales a tres Unidades Impositivas Tributarias (UIT);

g)

Elaborar y supervisar la elaboración de estudios, expedientes técnicos u otros documentos equivalentes, de los proyectos de inversión pública que requiera la Unidad Ejecutora a cargo de la Oficina General de Administración, de acuerdo a las normas del Sistema Nacional de Inversión Pública;

h)

Gestionar  y ejecutar, de conformidad con la normatividad vigente, las actividades de seguridad en las instalaciones utilizadas por el Ministerio, en coordinación con la Oficina de Seguridad y Defensa Nacional;

i)

Realizar las acciones relacionadas al mantenimiento y servicios generales, así como al almacenamiento y distribución de bienes;

j)

Ejecutar las disposiciones administrativas en materia de austeridad, ecoeficiencia, racionalidad, y obtención de bienes y servicios, así como proponer su actualización;

k)

Velar por el registro y adecuado mantenimiento de los bienes patrimoniales y no patrimoniales del Ministerio; y,

l)

Las demás funciones que le asigne el Director General de la Oficina General de Administración.

 

 

Funciones de la Oficina de Finanzas

 

La Oficina de Finanzas tiene las siguientes funciones:

 

a)

Planificar, dirigir la programación y ejecución de los procesos técnicos de los Sistemas Administrativos de Contabilidad y de Tesorería del Ministerio;

b)

Efectuar el registro y control de la afectación presupuestal del Ministerio, en concordancia con la normatividad vigente;

c)

Elaborar los estados financieros de la unidad ejecutora a cargo de la Oficina General de Administración, y efectuar la consolidación a nivel de pliego para su presentación a los organismos pertinentes;

d)

Coordinar la programación del calendario de pagos;

e)

Analizar y registrar las carteras de crédito y acreencias del Ministerio;

f)

Emitir certificaciones de crédito presupuestario de la unidad ejecutora a cargo de la Oficina General de Administración;

g)

Organizar y controlar los recursos financieros, ejecutando las actividades de recaudación de fondos, custodia de valores, depósitos, conciliación y contabilización de los ingresos percibidos por el Ministerio;

h)

Efectuar los giros de los expedientes comprometidos y devengados por las diferentes partidas de gasto;

i)

Mantener actualizadas las fianzas, garantías y pólizas de seguros dejadas en custodia;

j)

Consolidar, declarar y efectuar el pago de los tributos ante la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT) de la unidad ejecutora a cargo de la Oficina General de Administración; y,

k)

Las demás funciones que le asigne el Director General de la Oficina General de Administración.