Oficina General de Administración

La Oficina General de Administración es el órgano de apoyo encargado de administrar los recursos humanos, financieros y materiales del Ministerio, de acuerdo a las normas vigentes. Depende de la Secretaría General y mantiene relaciones de coordinación con los diferentes órganos del Ministerio.

 

 

Funciones de la Oficina General de Administración

 

La Oficina General de Administración tiene las siguientes funciones:

 

a)

Planear, organizar, dirigir, ejecutar y controlar, en el ámbito institucional, los procesos técnicos de los Sistemas Administrativos de Gestión de Recursos Humanos, Abastecimiento, Contabilidad y Tesorería , en lo que corresponda;

b)

Proponer y aprobar directivas y normas de aplicación en el ámbito institucional relacionadas con los Sistemas Administrativos de Gestión de Recursos Humanos, Abastecimiento, Contabilidad y Tesorería, así como las acciones relativas al Control Patrimonial;

c)

Administrar los recursos financieros en concordancia con el Plan Estratégico Institucional, el Plan Operativo Institucional y el Presupuesto Institucional aprobados, así como informar oportuna y periódicamente a la Alta Dirección y a las entidades competentes sobre la situación financiera de la entidad;

d)

Supervisar la ejecución del Plan de Desarrollo de las Personas - PDP del Ministerio;

e)

Participar, en coordinación con la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, en las fases de programación y formulación del presupuesto institucional del Ministerio;

f)

Conducir, con las Unidades Ejecutoras del Pliego, la fase de ejecución del presupuesto institucional del Ministerio;

g)

Efectuar el control previo y concurrente de las operaciones administrativas y financieras del Ministerio, en cumplimiento de las normas del Sistema Nacional de Control;

h)

Dirigir y supervisar la formulación de los estados financieros y presupuestarios del Ministerio;

i)

Suscribir contratos y/o convenios relacionados a la adquisición de bienes, contratación de servicios, ejecución de obras y otros de su competencia;

j)

Supervisar el cumplimiento de los términos contractuales y convenios, que correspondan a su ámbito de competencia;

k)

Supervisar la administración de los bienes muebles e inmuebles del Ministerio, así como del control y la actualización del margesí de los mismos;

l)

Supervisar las actividades de servicios que se presten en el Ministerio;

m)

Emitir los actos administrativos o de administración que correspondan en el marco de las competencias asignadas en la normatividad vigente;

n)

Proponer, gestionar, emitir y ejecutar los actos de adquisición, administración, disposición, registro y supervisión de los bienes del Ministerio;

o)

Autorizar los viajes al interior del país que no excedan de quince días calendarios, y emitir opinión técnica y proponer los proyectos de dispositivos para la autorización de viajes al exterior de los servidores públicos del Ministerio;

p)

Ejercer la representación legal del Ministerio en asuntos de carácter administrativo;

q)

Emitir opinión técnica en el ámbito de su competencia;

r)

Expedir resoluciones en las materias de su competencia;

s)

Supervisar el control patrimonial y custodia de los activos y de los bienes en almacén;

t)

Realizar las actividades necesarias para la atención del pago de la contraprestación y de otros actos que sean necesarios en la administración del Fondo de Apoyo Gerencial al Sector Público, así como la contratación de personal altamente calificado en el Sector Público;

u)

Coordinar el desarrollo, implementación y operatividad de los sistemas informáticos vinculados a la materia de su competencia;

v)

Conducir el proceso de formulación, seguimiento de la ejecución y evaluación de proyectos de inversión pública como Unidad Formuladora, de acuerdo a las normas sobre la materia; así como ejecutar las acciones que corresponde como Unidad Ejecutora de Inversiones de acuerdo a las normas y lineamientos técnicos sobre la materia; y,

w)

Las demás funciones que le asigne el/la Secretario/a General o aquellas que le corresponda por norma expresa.

 

 

 

Estructura de la Oficina General de Administración

 

La Oficina General de Administración, para el cumplimiento de sus funciones, cuenta con las siguientes unidades orgánicas:

 

1.

Oficina de Recursos Humanos

2.

Oficina de Abastecimiento

3.

Oficina de Finanzas

 

 

Funciones de la Oficina de Recursos Humanos

 

La Oficina de Recursos Humanos tiene las siguientes funciones:

 

a)

Formular lineamientos y políticas para el funcionamiento del sistema administrativo de gestión de recursos humanos, alineado a los objetivos de la entidad y de conformidad con la normatividad vigente;

b)

Planificar, ejecutar y controlar los procesos de convocatoria, selección, contratación, inducción, legajos, desplazamiento, progresión y desvinculación de recursos humanos;

c)

Supervisar, desarrollar y aplicar iniciativas de mejora continua en los procesos que conforman el sistema administrativo de gestión de recursos humanos;

d)

Formular, proponer y actualizar el Cuadro de Puestos de la Entidad (CPE) y el Manual de Perfiles de Puestos (MPP), de acuerdo a la normatividad de la materia;

e)

Proponer e implementar acciones y procedimientos para gestionar el desarrollo de capacidades destinadas a garantizar los aprendizajes individuales y colectivos durante el proceso de capacitación, a través del Plan de Desarrollo de Personas (PDP);

f)

Ejecutar el proceso de evaluación de desempeño (gestión del rendimiento) y promoción del personal, según corresponda, en concordancia con los objetivos y las metas institucionales;

g)

Proponer, coordinar y ejecutar el Plan de relaciones humanas y sociales, relacionándolo con las estrategias para la mejora del clima laboral y el fortalecimiento de la cultura organizacional, previo diagnóstico;

h)

Conducir los procesos y programas vinculados con el fomento y desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST);

i)

Gestionar y formular los procesos de administración de las compensaciones y administración de pensiones conforme a las normas de la materia, supervisando el otorgamiento de las compensaciones económicas, formulación de planillas de los servidores y pensionistas de la Entidad; así como el pago de estipendios de secigristas y subvención de practicantes, e incentivos laborales (CAFAE);

j)

Gestionar los procesos disciplinarios que corresponda aplicar al servidor civil, a través de la Secretaría Técnica, de conformidad con la normativa de la materia;

k)

Administrar y mantener actualizado en el ámbito de su competencia, el Registro Nacional de Sanciones de Destitución y Despido de los recursos humanos de la entidad, de conformidad con la normatividad vigente;

l)

Emitir opinión en materia de gestión de recursos humanos; y,

m)

Las demás funciones que le asigne el/la Director/a General.

 

 

Funciones de la Oficina de Abastecimiento

 

La Oficina de Abastecimiento tiene las siguientes funciones:

 

a)

Programar, preparar, coordinar, ejecutar y supervisar los procesos de contratación de bienes, servicios y ejecución de obras que requieran los órganos del Ministerio, en el marco de lo establecido por la Ley de Contrataciones vigente;

b)

Elaborar y consolidar el cuadro de necesidades en base a los requerimientos formulados por los órganos del Ministerio; así como formular y actualizar el Plan Anual de Contrataciones (PAC), con criterio de costo, calidad y oportunidad, en coordinación con la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, siendo además responsable de su ejecución;

c)

Planificar y administrar los bienes del almacén, así como supervisar y controlar el adecuado almacenamiento, distribución y el stock, verificando la conformidad de la recepción y entrega de los mismos;

d)

Ejecutar las funciones y atribuciones establecidas en la Ley de Contrataciones del Estado vigente que no sean privativas del/de la Ministro/a;

e)

Realizar inspecciones técnicas de los bienes asignados a los órganos del Ministerio; para verificar su uso y destino;

f)

Planificar, coordinar y ejecutar las acciones referidas al registro, administración, supervisión y disposición de los bienes de propiedad del Ministerio y de los que se encuentren bajo su administración;

g)

Administrar y gestionar el uso de los bienes muebles e inmuebles del Ministerio, así como controlar y mantener actualizado el margesí de los mismos;

h)

Ejercer la representación legal del Ministerio para suscribir contratos referidos a bienes y servicios cuyos montos de contratación sean iguales o inferiores a ocho Unidades Impositivas Tributarias (UIT);

i)

Gestionar y ejecutar las actividades de seguridad en las instalaciones utilizadas por el Ministerio, en coordinación con la Oficina de Seguridad y Defensa Nacional;

j)

Realizar las actividades de servicios generales, así como el mantenimiento y reparación de las instalaciones, equipos, vehículos y demás bienes del Ministerio;

k)

Ejecutar las disposiciones administrativas en materia de austeridad, ecoeficiencia, racionalidad, y obtención de bienes y servicios, así como proponer su actualización;

l)

Emitir opinión técnica en asuntos de su competencia; y,

m)

Las demás funciones que le asigne el/la Director/a General.

 

 

Funciones de la Oficina de Finanzas

 

La Oficina de Finanzas tiene las siguientes funciones:

 

a)

Planificar, dirigir la programación y ejecución de los procesos técnicos de los Sistemas Administrativos de Contabilidad, Presupuesto y de Tesorería del Ministerio de conformidad con la normatividad emitida por los entes rectores correspondientes;

b)

Efectuar el registro y control de la afectación presupuestal, en concordancia con la normatividad vigente;

c)

Elaborar los estados financieros y presupuestarios de la unidad ejecutora a cargo de la Oficina General de Administración, y efectuar la consolidación a nivel de pliego para su presentación oportuna a los organismos pertinentes;

d)

Registrar y coordinar la programación del calendario de pagos de la unidad ejecutora a cargo de la Oficina General de Administración;

e)

Analizar y registrar las carteras de crédito y acreencias del Ministerio;

f)

Elaborar las propuestas de modificaciones presupuestales dentro de la Unidad Ejecutora de la Oficina General de Administración;

g)

Emitir certificaciones de créditos presupuestarios de la Unidad Ejecutora a cargo de la Oficina General de Administración;

h)

Elaborar notas de modificación presupuestal con cargo a la Reserva de Contingencia por Transferencias de Partidas;

i)

Formular y programar el Presupuesto Institucional de la Unidad Ejecutora a cargo de la Oficina General de Administración;

j)

Efectuar el control previo a los documentos fuentes que acreditan derechos de los trabajadores del MEF, del Estado y de terceros;

k)

Organizar y controlar los recursos financieros, ejecutando las actividades de recaudación de fondos, custodia de valores, depósitos, conciliación y contabilización de los ingresos percibidos por el Ministerio;

l)

Efectuar los giros de los expedientes comprometidos y devengados por las diferentes partidas de gasto;

m)

Mantener actualizado el registro y control de las fianzas, garantías y pólizas de seguros remitidos para su custodia;

n)

Consolidar, declarar y efectuar el pago de los tributos que corresponden al Ministerio;

o)

Efectuar las conciliaciones bancarias por toda fuente de financiamiento;

p)

Gestionar la apertura, manejo y cierre de las cuentas bancarias del Ministerio, conforme a las normas del Sistema Nacional de Tesorería;

q)

Emitir opinión en asuntos de su competencia; y,

r)

Las demás funciones que le asigne el/la Director/a General.