Un ascensor es un bien que por sí mismo, no cumple una función o presta un servicio, requiere estar instalado en una edificación para que su función tenga una utilidad identificable, por lo que el ascensor es considerado como parte del edificio, debiendo registrarse como Edificios y Estructuras (15.01), en la cuenta divisionaria que corresponda, de acuerdo con la edificación que se ha construido y en la cual brinda servicios. 

Las entidades deben tener en cuenta que cuando entregan terrenos o edificios Afectados en Uso sin contraprestación, el reconocimiento contable corresponde a una incorporación del activo para quien lo recibe y un retiro de los mismos para quien entrega, esta transacción tanto para la entidad que recibe los bienes como para la que entrega debe tener una conciliación de saldos para evitar registros que dupliquen la información o que los activos queden sin revelar por las dos entidades y en la Cuenta General de la República. 

Los bienes no depreciables son aquellos cuyos valores no alcanzan el valor mínimo para ser considerados dentro de las cuentas del Activo Fijo, el valor para considerar un bien no depreciable es menor o igual a ¼ de la UIT al momento de su adquisición u obtención, en tal sentido deben ser registrados como gastos y controlados en cuentas de orden.

Los Edificios, Estructuras y Terrenos Cedidos en Uso serán controlados en cuentas de orden por la entidad receptora de dichos bienes, la depreciación de los Edificios y Estructuras Cedidos en Uso serán registrados por la entidad que entregó el bien. 

El literal d) del numeral 11) de la Directiva dispone que las entidades que construyan inmuebles para otras entidades, deben registrar dichas construcciones, luego de terminadas, en las cuentas 1501.0607 Edificios Residenciales Concluidos por Transferir, 1501.0708 Edificios No Residenciales Concluidos por Transferir y 1501.089907 Estructuras Concluidas por Transferir; las transferencias a las entidades beneficiarias deben realizarse en los términos y plazos establecidos en los dispositivos legales correspondientes.

El literal e) del numeral 12) de la Directiva, dispone que las obras terminadas en períodos anteriores que hayan sido entregadas a las entidades beneficiarias, quien las usa o controla, y que no fueron reconocidas contablemente (por las entidades receptoras) por no contar con documentos de transferencia, previo informe a la Oficina de Auditoría Interna, deben cumplir con aplicar las políticas para la identificación de estos activos y las políticas de reconocimiento, revelando dichos eventos en notas a los estados financieros. Las receptoras deben tener en cuenta que por ningún motivo omitirán el reconocimiento, medición, presentación y revelación de los bienes recibidos, bajo responsabilidad del Director General de Administración. Para el registro contable, el importe en los libros de la entidad que entrega el activo, constituye una referencia razonable de medición del valor. 

No, dicho servicio es un gasto de mantenimiento regular, y la entidad lo debe reconocer como gastos en el resultado del ejercicio en que se incurre.

Si bien el costo del servicio es mayor a 10 UIT (10 UIT x S/ 3,950 para el 2016) establecido en los umbrales del numeral 7.2 Costos Posteriores de la Directiva N° 005-2016-EF/51.01, este servicio califica como un gasto de mantenimiento regular. Los gastos de mantenimiento regular son generalmente los de mano de obra y consumibles (reparación y conservación), tales como limpieza de equipos de cómputo, pintado de edificios, cambio de aceite para vehículos, alineamiento, lubricación de maquinarias, entre otros.  

En aplicación del principio de Uniformidad de la Ley N° 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad, en el reconocimiento inicial, un elemento de PPE debe ser mayor a 1/4 de la UIT vigente, disposición que es aplicable desde el mes de enero de 2016. 

Si, las vidas útiles establecidas en la Directiva N° 005-2016-EF/51.01 son aplicables incluso a los elementos adquiridos con anterioridad al ejercicio fiscal 2016 y sus efectos se reconocen desde el mes de Enero de 2016 en forma prospectiva, revelando tal cambio en notas a los estados financieros.

Las entidades pueden adoptar vidas útiles distintas, autorizadas con Resolución de la Alta Dirección, justificadas en informe elaborado por expertos profesionales o técnicos, la cual será comunicada a la Dirección General de Contabilidad Pública.  

La Directiva establece un cuadro de vidas útiles de carácter de referencial, modificando las correspondientes a las clases de activos: vehículos (10 años) e infraestructura (entre 33 y 60 años). Esta disposición implica que las entidades deben adecuar las vidas útiles de sus activos; mientras que las vidas útiles de las demás clases permanecerán con los valores actuales, a menos que la entidad adopte otras (vidas útiles) autorizadas con Resolución de la Alta Dirección. 

Para modificar la vida útil de un elemento de PPE, el tratamiento contable es el siguiente:

1. Cuando el activo se encuentra totalmente depreciado pero se estima que continuará prestando servicios por un período mayor a dos años:

• Si el activo aún puede brindar servicios y no existe saldo por depreciar, no se ha estimado adecuadamente la “depreciación inicial”.
• Se debe estimar la nueva vida útil y en base a ello determinar la “depreciación recalculada”.
• La diferencia entre la depreciación inicial y depreciación recalculada será reconocida en Resultados Acumulados como “ajuste por depreciación en exceso”, aplicando la NICSP 03.

2. Cuando el activo no se encuentra totalmente depreciado: si el activo aún tiene vida útil restante, se depreciará el valor en libros del activo tomando en cuenta el saldo de la vida útil restante, lo cual será tratado como un cambio en la estimación contable.  

Se debe tener en cuenta que conforme al párrafo 7 de la NICSP 1 Presentación de Estados Financieros, los activos “Son recursos controlados por una entidad como consecuencia de hechos pasados y de los cuales se espera obtener en el futuro, beneficios económicos o potencial de servicio”; en tal sentido, el conjunto de piezas (mas no cada pieza) cumple la definición requerida.

Además, se debe considerar que en el numeral 4 de la Directiva N° 005-2016-EF/51.01, se ha definido una Unidad de activo contable (PPE) como: “(…) unidad de medida que permite identificar los elementos de PPE, para un adecuado reconocimiento, medición, control y depreciación.

(…) su estructura física es generalmente unitaria (…), corresponde a un “juego”, “sistema”, “colección” o “red” y son similares (…), sus componentes, de forma individual, ofrecerían generalmente mínimo o inexistente beneficio económico o potencial de servicio, en comparación con el que se obtendría de su utilización conjunta”.

En conclusión, la entidad debe reconocer el monitor, CPU y teclado como un solo activo.

Conforme al artículo 4° del D.S. N° 093-2012-PCM Aprueban Reglamento del Decreto Legislativo Nº 1104, Decreto Legislativo que modifica la legislación sobre Pérdida de Dominio, la Incautación es una “medida cautelar que puede disponerse sobre los instrumentos, efectos, ganancias del delito y los demás bienes y activos establecidos por Ley, con la finalidad de garantizar la posterior declaración de pérdida de dominio en la sentencia correspondiente”.

Por ello, en el literal r) del numeral 14 del Texto Ordenado de la Directiva N° 004-2015-EF/51.01 se ha dispuesto que “los elementos de PPE incautados por las entidades facultadas para hacerlo, se registran en cuentas de orden y se revelan en Notas a los Estados Financieros (…); así como los elementos incautados que han sido entregados a entidades públicas beneficiarias, las mismas que también deberán revelar tal hecho en sus Estados Financieros”.

Como se recuerda, los activos “Son recursos controlados por una entidad como consecuencia de hechos pasados y de los cuales se espera obtener en el futuro, beneficios económicos o potencial de servicio”.

El control del recurso implica la capacidad de la entidad de usar el recurso (o derivarlo a terceros para su uso), de forma que obtenga el beneficio del potencial de servicio o beneficios económicos incorporados en el recurso para la consecución de su prestación de servicios u otros objetivos.

Por otro lado, el numeral 4 de la Directiva N° 005-2016-EF/51.01 define que las Propiedades, Planta y Equipo Son elementos tangibles que: “Posee una entidad para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros, o para propósitos administrativos; y, Se espera que sean utilizados durante más de un período contable (un año)”.

Adicionalmente, se ha normado que la vida útil en PPE “Es el periodo de tiempo por el cual se espera que el elemento sea utilizado por la entidad” y que “La entidad estimará razonablemente la vida útil de sus elementos de PPE, basado en el grado de utilización de los mismos (…), estimaciones de sus técnicos o en su caso, externos a ella (fabricante, perito tasador, etc.), así como información de fuente confiable, debidamente sustentada (…)”.

En conclusión, los activos generados por desembolsos incurridos (de los cuales la entidad tiene el control) para adecuar los locales alquilados deben ser reconocidos en los estados financieros de la entidad (cuenta 1501) en aplicación del párrafo 46 de la NICSP 3; así como su depreciación acumulada (cuenta 1508), la cual debe ser calculada conforme a la estimación de los técnicos de la entidad, acreditando el saldo a la cuenta 3401 Resultados Acumulados y revelando este hecho en notas a los estados financieros.

De acuerdo al párrafo 19 de la NICSP 17 Propiedades, Planta y Equipo “La entidad evaluará, de acuerdo con este principio de reconocimiento, todos los costos de propiedades, planta y equipo en el momento en que se incurre en ellos. Estos costos comprenden tanto aquéllos en que se ha incurrido inicialmente para adquirir o construir una partida de propiedades, planta y equipo, como los costos incurridos posteriormente para añadir, sustituir parte de, o mantener el elemento correspondiente”; además, cuando se adquiere un activo a través de una transacción sin contraprestación, su costo se medirá a su valor razonable en la fecha de adquisición.

En tal sentido, la entidad deberá reconocer el activo por el 100% invertido y un ingreso por la diferencia aportada por el Comité de Gestión de Vecinos.