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01. ¿Quién debe emitir un oficio de consulta a la Dirección General de Contabilidad Pública?

Según lo señalado en el Manual de Procedimientos para las Acciones de Saneamiento Contable de las Entidades Gubernamentales, es el Comité de Saneamiento Contable quien tiene entre sus facultades, de considerarlo necesario, solicitar orientación a los entes rectores o ante cualquier otra entidad pública.

02. ¿Cuál es el procedimiento contable para el registro de estimación por vacaciones?

Los estados financieros mensuales de las entidades del sector público deben mostrar la estimación por vacaciones pendientes de goce físico, considerando 1/12 de la remuneración mensual durante el ejercicio.

Dicha estimación constituye un gasto en el periodo al que corresponde.

Cuando el personal hace uso del goce físico de las vacaciones, el registro contable de la planilla se efectúa con cargo a la cuenta de pasivo que acumula el derecho de vacaciones de los trabajadores.

La regularización de las estimaciones efectuadas en defecto o en exceso de periodos anteriores se afecta a resultados acumulados.

03. ¿En qué momento una entidad pública debe reconocer los ingresos derivados de la aplicación de multas a contratistas, proveedores u otros?

Las multas que impone una entidad, por su decisión de hacer cumplir una ley o reglamento, deben ser reconocidas como ingresos cuando sea probable que fluyan hacia ella, beneficios económicos futuros o un potencial de servicio; adoptando como referencia, la fecha que refleje el derecho de la entidad, a ejercitar las acciones de cobranza contra el infractor, ya sea por voluntad de este obligado (al no haber apelado), por mandato legal o arbitraje, entre otros. Es decir, a partir del momento en que el obligado no pudiera interponer ningún acto administrativo, judicial o de otra índole en contra del acto resolutivo emitido por la entidad. Mientras las condiciones no sean satisfechas, la entidad controlará las multas en cuentas de orden, utilizando la subcuenta “9103.11 Documentos Emitidos y/o Recibidos”.

05. ¿Los gastos de rendiciones de encargos internos y viáticos otorgados en diciembre de 2016 y sustentadas (rendidas) en enero de 2017, deben ser contabilizadas como gastos de 2017?

Este Órgano Rector ha dispuesto según el literal gg) del numeral 14 del Texto Ordenado de la Directiva N° 004-2015-EF/51.01 “Los activos, pasivos, ingresos y gastos se reconocen en los estados financieros de los períodos con que guardan relación, considerando incluso los hechos ocurridos después de la fecha de presentación que suministran evidencia que han devengado al 31 de diciembre del año que se informa y se conocen con anticipación a la autorización de los estados financieros para su emisión (…)”; en este contexto, los gastos deben ser reconocidos en el ejercicio 2016. Por lo tanto, la entidad incurriría en un error al reconocer dichos gastos en el ejercicio 2017.

06. Una entidad consulta el tratamiento contable del servicio de impresión, encuadernación y empastado a todo costo que registra como gastos por servicios, producto de ello recibe bienes para distribuir a otras entidades que ingresa con una NEA.

Este Órgano Rector considera que si la información sirve para representar fielmente las transacciones y demás sucesos que se pretenden reflejar, es necesario que éstos se contabilicen y presenten de acuerdo con su esencia y realidad económica, y no meramente según su forma legal. La esencia de las transacciones y otros hechos no siempre es coherente con su forma legal. Por este motivo, mediante una nota de contabilidad, la entidad deberá reflejar el ingreso de los bienes y su posterior consumo (o distribución) y no un gasto por servicios prestados por terceros.

07. ¿Qué criterios debe tener en cuenta una entidad gubernamental para reconocer las multas emitidas?

Las multas constituyen beneficios económicos recibidos o por recibir, por una entidad pública, por decisión de un tribunal u otro organismo responsable de hacer cumplir la ley, como consecuencia de infringir las leyes o regulaciones. Las multas requieren que un individuo transfiera un importe fijo de efectivo a una entidad pública y no imponen ninguna obligación a éste que pueda ser reconocida como un pasivo. Normalmente se configuran a través de resoluciones o documentos equivalentes, emitidos por una autoridad con la atribución para ello.

Las multas que imponen las entidades públicas pueden ser de diversos tipos; tales como: omisión de información, permanencia irregular en el país, no actualizar datos del documento nacional de identidad, infracción a la Ley de Extranjería, daños al patrimonio cultural, judiciales, electorales, a establecimientos, farmacias y otros, especulación, acaparación, adulteración, infracciones laborales, libre competencia, propiedad intelectual, comercio exterior, infracciones mineras, reglamento de tránsito, comercialización, entre otras.

Generalmente el individuo multado tiene la opción de pagar la multa o de recurrir a instancias administrativas, arbitrales o judiciales para ejercer su defensa frente a la entidad pública; por ello, sólo deben ser reconocidas como ingresos cuando hayan quedado consentidas o firmes y cuando la cuenta por cobrar cumpla la definición de activo y satisfaga los criterios para su reconocimiento.

Las multas se configuran como activos, sólo si constituyen recursos controlados por la entidad como consecuencia de hechos pasados y de los cuales se espera obtener, en el futuro, beneficios económicos o un potencial de servicio. Además, deben satisfacer los siguientes criterios de reconocimiento: que sea probable que fluyan a la entidad beneficios económicos futuros asociados con el activo; y que su valor razonable pueda ser medido con fiabilidad. Por esta razón, las cuentas por cobrar que surgen de multas se miden previa evaluación de la entidad y de acuerdo a su experiencia (o a experiencias comparables) mejor estimación de la entrada de recursos en el momento del reconocimiento.

Esto implica que en el reconocimiento, una multa debe identificarse como activo, sólo si tiene la capacidad para generar beneficios económicos los cuales surgen del recurso en sí mismo y si su importe puede ser determinado de manera fiable por la entidad.

En tal sentido, este Órgano Rector establece que las multas serán reconocidas por las entidades gubernamentales como cuentas por cobrar y por lo tanto como ingresos, siempre y cuando: quede consentido o firme el derecho a ejercitar las acciones de cobranza contra el infractor, cumplan la definición de activo y satisfagan los criterios de reconocimiento determinados. Las multas que no cumplan estos criterios serán registradas en cuentas de orden; sin embargo, deberán ser evaluadas por la entidad pública con una periodicidad trimestral para determinar en qué momento tales criterios son satisfechos.