1. Introducción
Las
entidades del Gobierno Central e Instancias Descentralizadas del Sector Público
deberán presentar la Información
Financiera (mensual) y Presupuestaria (trimestral) a la Contaduría Pública
de la Nación (CPN) a los 15 días hábiles siguientes del mes o trimestre
terminado, de acuerdo al Instructivo N° 6 “Periodicidad de Presentación de
Estados Financieros y Presupuestarios” del Compendio de Normatividad Contable.
El
Módulo SIAF-SP permite cumplir con este dispositivo, facilitando la obtención de
los Estados Financieros y
Presupuestarios tanto a nivel de Unidad Ejecutora (UE) como de Pliego.
A
nivel UE, el Módulo SIAF-SP genera los Estados Financieros mensuales a valores
constantes (ajustados por inflación), e históricos y en nuevos soles:
·
Balance
Genera (F-1)
·
Estado
de Gestión (F-2)
asimismo,
el Estado Presupuestario trimestral a valores históricos y en nuevos soles:
·
Balance
de Ejecución del Presupuesto (AP-1)
A
nivel Pliego, el Sistema permite recibir, consolidar, realizar el redondeo y trasmitir
la información a la CPN.
El
Menú del Submódulo Reportes,
comprende opciones que permiten la obtención de reportes contables
principales y auxiliares. A través de la opción Información Mensual (Instructivo N°6), de este Menú, se
ingresa a un Submenú de reportes, donde el usuario puede solicitar el F-1, F-2
y AP-1. Ver Pantalla N° 1.
Pantalla N° 1: Menú de Reportes Presupuestarios y Financieros
En
el Diagrama N° 1 se muestran los procesos que dan lugar a estos reportes
financieros y presupuestarios, apreciándose 2 grupos:
·
Reporte
AP-1 Balance de Ejecución del Presupuesto,
generado a partir de la información de los registros administrativos
(información presupuestal-financiera).
·
Reportes
obtenidos a partir de la contabilización de los registros administrativos y
notas de contabilidad. Es el caso de:
ü
Balance
de Comprobación,
ü
Balance
General F-1 y
ü
Estado
de Gestión F-2.
Diagrama N° 1:
Procesos de Cierre Contable Mensual
2.
Cierre
Contable a Nivel UE - Secuencia de Procesos
Para
realizar el Cierre Contable, el Sistema presenta una serie de tareas a
desarrollar por parte de la UE, la mayor parte de las cuales se han incluido
dentro del Submódulo Procesos. Ver Pantalla N° 2.
Pantalla N° 2:
Submódulo Procesos
2.1 Registro
Contable
La
contabilización de las operaciones de gastos e ingresos en el Módulo SIAF-SP
tiene como punto de partida el registro presupuestal-financiero realizado
previamente por la UE. Cabe señalar que el Tipo de Operación y Clasificadores
consignados delimitan el grupo de Cuentas a afectarse. Así por ejemplo, si el
Tipo de Operación consignado es N (Gasto-Adquisición de Bienes y Servicios,
Planillas), la operación no podrá ser contabilizada como un Encargo.
Para
la contabilización, el usuario debió ingresar al Submódulo Aplicaciones y
elegir la opción Contabiliza para acceder a la pantalla que le permite
registrar los asientos de las operaciones de gastos e ingresos, con y sin
afectación presupuestal.
Las
operaciones que no representan movimiento de fondos (operaciones
complementarias), en cambio, son registradas directamente en la Pantalla Notas
de Contabilidad.
El
conjunto de asientos realizados (gastos + ingresos + operaciones
complementarias) conforman la contabilidad de la UE.
Luego
de realizar los asientos, éstos son procesados mediante la opción Generar
Secuencia.
2.2 Validar
Validar es un botón que se encuentra en la Pantalla
Control de Cierre Contable, a la cual se accede seleccionando la opción
Procesos Contables del Submódulo Procesos.
A
través de esta opción Validar (Ver
Pantalla N° 3), el Sistema verifica por un lado, que todos los registros de
tipo presupuestal-financiero se encuentran contabilizados, y por otro, que los
montos del Debe y Haber de los asientos realizados, “cuadren”.
Cabe
señalar que la ejecución de este proceso Validar
no conlleva a la identificación de si las Cuentas afectadas son o no correctas.
Esto es, como corresponde, responsabilidad del usuario que seleccionó las
Cuentas de la Tabla de Operaciones.
Pantalla N° 3: Opción Validar
2.3 Generar Secuencia
Procesa
los asientos y/o sus eliminaciones, realizados en las Pantallas Contabiliza,
Notas de Contabilidad, Contabiliza Documentos Emitidos y Contabiliza Documentos
Pagados, en cada mes. Para un mejor control de la ejecución de este proceso, se
ha agregado la columna Fecha Gen. Secuencia en la pantalla Control de Cierre
Contable.
Al
dar clic en el botón Generar
Secuencia (Ver Pantalla N° 4) ubicada en la pantalla Control de Cierre
Contable, el Sistema toma los saldos de las cuentas del mes anterior y los
actualiza para luego ser mostrados en los reportes contables del mes en el cual
se está generando secuencia. El proceso
se ejecuta mes a mes, en forma secuencial. Es decir, primero, enero,
luego febrero y, así sucesivamente.
Generar
Secuencia también
actualiza la Hoja de Trabajo Presupuestal del AP-1 y, traslada los saldos del
Balance de Comprobación a las Hojas de Trabajo Contable del F-1 y F-2.
Pantalla N° 4: Opción Generar Secuencia
2.4 Impresión de Reportes
Realizado
el proceso Generar Secuencia, la UE puede obtener el reporte deseado (Libro
Diario, Mayor, Auxiliar Estándar,
Balance de Comprobación,…), para fines de análisis. Ver Pantalla N° 5.
Pantalla N° 5: Balance de
Comprobación
El Balance de Comprobación mostrará
saldos consistentes siempre y cuando:
a)
Se haya
registrado correctamente la fecha de los documentos. En las operaciones de
ingresos se debe tener en cuenta que la fecha del Documento A es la fecha de
depósito en el banco y, la fecha del Documento B es la fecha de ingreso a caja,
debiendo la primera ser igual o mayor que la segunda. Si la fecha del Documento A
y fecha del Documento B de una
operación de ingresos es 01/02/2000 y 31/01/2000, respectivamente, entonces
habrá un saldo en la Cuenta 10101 Caja a fines del mes de enero.
b)
Se haya
realizado, en el mes de enero, la conciliación de los cheques pagados de
ejercicios anteriores con cargo a la Sub-Cuenta Bancaria, registrando la
afectación de la Cuenta 833 en el Debe cuando se trate de Gastos Corrientes y,
la Cuenta 30101 en el caso de Gastos de
Capital.
c)
Se haya
verificado los Pagados del mes, que afectan la Cuenta 75101 para Gastos Corrientes
y, la Cuenta 30101 para Gastos de Capital. Estos Pagados se conciliarán con
aquéllos mostrados en el Libro Bancos.
2.5 Hoja de Trabajo
Contable-Mensual
El Balance General (F-1) y el Estado de Gestión
(F-2), mensuales, son obtenidos a partir del Balance de Comprobación, cuyos
Saldos a Valores Históricos y Constantes sufren modificaciones:
a)
En
el caso del F-1, los saldos deben ser reclasificados en Activos o Pasivos,
Corrientes o No Corrientes y, posteriormente ajustados por corrección monetaria
(ACM-ajuste extracontable). Con el botón Agregar Cuenta, el usuario realiza
la(s) transferencia(s) entre Cuentas Divisionarias (De la 30 a la 56, por
ejemplo), así como la edición del Resultado del Ejercicio (Cuenta 891 ú 892).
Sólo después de realizar este proceso se puede solicitar al Módulo la
presentación en pantalla o la impresión del Reporte F-1.
b)
En
el caso del F-2, los saldos deben ser ajustados por corrección monetaria (ACM -
ajuste extracontable). Sólo después de realizar este proceso se puede solicitar
al Módulo la presentación en pantalla o la impresión del Reporte F-2.
Estos procesos se realizan en la Hoja de Trabajo
Contable- Mensual, a la cual se accede seleccionando la opción Hoja
de Trabajo Contable Mensual dentro del Submódulo Procesos (Ver Pantalla N° 2).
Esta Hoja se divide en dos: a) Hoja de Trabajo
Contable- Balance General y, b) Hoja de Trabajo- Estado de Gestión. Se pasa de
una a otra haciendo clic en la pestaña correspondiente.
Pantalla N° 6: Hoja de Trabajo Contable – Balance General
Mensual
Montos fijos Montos editables
Pantalla N° 7: Hoja de
Trabajo Contable – Estado Mensual
2.6 Impresión
del F-1 y F-2
Estos
reportes se obtienen accediendo al Menú del Submódulo Reportes (Ver Pantalla N°
1), opción Información Mensual (Instructivo 6). Como se puede apreciar en la
Pantalla N° 8, el F-1 obtenido por la UE, presenta información de los activos,
pasivos y patrimonio de la UE al último día del mes para el cual se solicitó el
reporte. Este Estado Financiero, conjuntamente con el F-2, reporte referido al
resultado del período, son transmitidos al Pliego para su consolidación. Cabe
señalar que estos reportes son generados con
decimales.
Pantalla N° 8: Reporte Balance General
Pantalla N° 9: Reporte Estado de Gestión 
Esta
Hoja de Trabajo Presupuestal presentada por el Módulo al elegir la opción del
mismo nombre dentro del Submódulo Procesos facilita la desagregación de los
montos del gasto e ingreso según Fuente de Financiamiento Donaciones o
Transferencias (en caso se contara con este tipo de recurso). (Ver Pantalla N°
10).
Pantalla N° 10:
Hoja de Trabajo Presupuestal-UE Cuenta con FF-13
Si
la UE no cuenta con la Fuente de Financiamiento Donaciones y Transferencias
(FF-13), la Hoja de Trabajo Presupuestal aparecerá en blanco. (Ver Pantalla N°
11).
Pantalla N° 11:
Hoja de Trabajo Presupuestal-UE no
Cuenta con FF-13
2.8 Impresión del AP-1
El
AP-1 es un reporte que presenta los montos Comprometido y Recaudado en Caja, en decimales, durante el período
seleccionado, descontando por un lado, las anulaciones, rebajas y devoluciones
y, por otro, sumando las ampliaciones ocurridas en el mismo período. El AP-1 se
obtiene accediendo al Menú de Reportes Contables (Ver Pantalla N° 1) - Opción
Información Mensual (Instructivo 6).
Para
facilitar el análisis de este reporte presupuestal, el Sistema presenta el AP-1
Detalle, con datos de la ejecución del gasto e ingreso a nivel de específica (6
dígitos).
Pantalla N° 12: Reporte Balance de Ejecución del
Presupuesto (AP-1)
2.9 Pre-Cierre
Después
de la ejecución de este proceso se debe grabar nuevamente la Hoja de Trabajo,
procediendo enseguida a la transmisión de la información al Pliego. Si la UE requiere
actualizar su información tiene la potestad de cancelar el Pre-Cierre.
2.10
Cierre Contable Mensual
Luego
de recibida la conformidad del Pliego, la UE procederá al cierre del mes,
debiendo ingresar nuevamente a la pantalla Control de Cierre Contable. En esta
pantalla hará clic en el botón Cierre, después de lo cual no podrá ingresar
ningún asiento ni operación administrativa. El cierre es definitivo, no puede
ser cancelado por la UE, únicamente por el Pliego. En otras palabras, el
control del Cierre Contable lo tiene el Pliego.
2.11 Transmisión de Información Contable
Realizado
el Pre-Cierre, la UE debe transmitir la información a la Base de Datos Central
en Oracle del Ministerio de Economía y Finanzas, utilizando la opción
Transferir Estados y Anexos Financieros del Submódulo Correo. Previamente se
debe haber habilitado la información para el envío (en la Pantalla Control de
Cierre Contable), mes a mes.
En
el caso de las UEs que se encuentran bajo el ámbito de un Pliego, la información también viajará a esta
instancia orgánica para su revisión y consolidación correspondiente. Obtenida la conformidad de la información,
el Pliego solicitará a la UE realizar el cierre correspondiente.
Los
Pliegos que no cuentan con otras UEs bajo su ámbito, luego de transmitir los
Estados Financieros (F-1 y F-2) y Presupuestarios (AP-1) desde su ambiente de
UE, deberán pasar al ambiente de Pliego para solicitar al Sistema la generación
de los reportes del Pliego y hacer la transmisión correspondiente como Pliego.
Pantalla N° 13: Opción para Transferir Estados Financieros y
Presupuestarios
3. Cierre Contable a Nivel Pliego – Secuencia
de Procesos
La
información contable requerirá ser consolidada sólo en el caso de los Pliegos, que
cuentan con más de una UE bajo su ámbito.
Diagrama N° 2: Procesos para la Consolidación Contable Mensual
a Nivel Pliego
Para
estos Pliegos se ha habilitado una opción dentro del Submódulo Ventana (Ver
Pantalla N° 14) que lo conducirá a una pantalla especial que permite al Pliego
tanto la revisión de la información contable recepcionada de cada UE, como la
consolidación y redondeo correspondientes.
Pantalla N° 14:
Selección de opción para ingresar a ambiente Pliego
El
ambiente de trabajo del Pliego (Ver Pantalla N° 15) presenta un Menú con las
siguientes opciones principales:
·
Procesos, comprende a su vez las opciones Procesos Contables, Control Estados
Financieros, Hoja de Trabajo Contable y Hoja de Trabajo Presupuestal,
permitiendo al Pliego realizar la consolidación, el redondeo, el cierre y
la cancelación del cierre contable de
sus UEs.
·
Reportes
·
Correo
Pantalla N° 15:
Menú del Ambiente de Pliego
3.1.
Procesos Contables
·
Consolida Estados Financieros
Esta opción procesa (consolida) la siguiente
información mensual recibida de las UEs: Libro Diario, Libro Mayor, Auxiliar Estándar, Balance de Comprobación,
Balance General (F-1), Estado de Gestión (F-2) y Balance de Ejecución del
Presupuesto (AP-1).
·
Cierre
Luego de realizar la Consolidación de los Estados
Financieros y revisar la información como Pliego, se procederá al Cierre
(Ver Pantalla N° 16) y a la Habilitación para Envío, ya sea del mes o los meses
cerrados (con el cursor ubicado en el mes, hacer clic en el botón derecho del
mouse). A continuación, se transmitirá la información al MEF haciendo uso de la
opción Transferir Estados y Anexos Financieros del Submódulo Correo.
Pantalla N° 16: Opción Consolida Estados Financieros
3.2. Control Estados Financieros
El
uso de esta opción permite al Pliego, por un lado, verificar los reportes
transmitidos por sus UEs y, por otro, controlar el cierre mensual de cada una
de ellas. (Ver Pantalla Nº 17).
Si
la UE ya cerró el mes, se activará el botón Cancelar Cierre. Si el Pliego
considera pertinente cancelar el cierre de la UE, hará primero clic en el botón
Cancelar Cierre y, luego, Correo mediante la opción Transferir Estados y Anexos
Financieros.
Pantalla N° 17: Opción Control de Estados Financieros
3.3. Hoja
de trabajo Contable
Esta
Hoja de Trabajo a la cual se ingresa
eligiendo la opción del mismo nombre, que se encuentra en el Submódulo Procesos
de la pantalla como Pliego (Ver
Pantalla N° 18), permite realizar el
redondeo del F-1 y F-2 consolidados.
Pantalla
N° 18: Opción Hoja de Trabajo Contable
En la Hoja de Trabajo existe la opción de
solicitar al Sistema, la Hoja de Trabajo del Pliego (ver Pantalla N° 19) o de
cada una de las UEs conformantes del Pliego. (Ver Pantallas N°s 20 y 21). Luego
de grabar se podrá visualizar los reportes.
En la Hoja de Trabajo Contable Mensual el
Pliego puede realizar los ajustes por redondeo, si comprobara que los
montos del F-1 y/o del F-2 no “cuadran”.
En el caso del F-1 el redondeo se realizará en las columnas
correspondientes a la reclasificación de Saldos Históricos. La Hoja de Trabajo
del F-2, por su parte comprende 2 columnas destinadas a la edición de los
Saldos Históricos.
Pantalla N° 19: Hoja
de Trabajo Contable Mensual del Pliego
Pantalla N° 20: Hoja de Trabajo Contable de
la UE 6001
Pantalla
N° 21: Hoja de Trabajo Contable de la UE 6000
3.4.
Hoja de Trabajo Presupuestal
El
uso de esta Hoja de Trabajo permite al Pliego obtener el redondeo de las cifras
de gastos e ingresos del AP-1
consolidado, por Fuente de Financiamiento y a nivel de específica. En
realidad, haciendo clic en el botón Aplicar Redondeo, el Sistema
automáticamente realiza el redondeo. Si el monto es igual o mayor a 0.50
considera el entero inmediato superior. Sin embargo, el usuario puede modificar
el monto redondeado por el Sistema, debiendo Grabar a continuación. (Ver Pantalla N° 22)
Pantalla N° 22: Hoja de
Trabajo Presupuestal-Mensual
Asimismo, en esta Hoja de Trabajo
Presupuestal, el usuario deberá realizar la distribución de los ingresos o
gastos de la Fuente de Financiamiento Donaciones (FF-13) en Donación ó
Transferencia. (Ver Pantalla N° 23)
Pantalla N° 23: Hoja de
Trabajo Presupuestal-Mensual
distribución FF-13
3.5 
Reportes
Mensuales
Sólo después de haber realizado las Hojas de
Trabajo Contable y Presupuestal, el Pliego puede solicitar al Sistema la
visualización y/o impresión del F-1, F-2 y AP-1 consolidados. Esto, en la
pantalla Reportes Mensuales, a la cual se accede seleccionando la opción
Información Mensual (Instructivo N° 6) del Menú de Reportes. (Ver Pantalla N°
24).
Pantalla
N° 24: Reportes Mensuales
En
esta misma pantalla se tiene la opción de consultar la información por cada UE
conformante del Pliego. (Ver Pantalla N° 25).
Pantalla N° 25: Reportes
Mensuales-Pliego/Unidad Ejecutora
Establecida
la conformidad de la información, el Pliego procederá a su transmisión haciendo
uso de la opción Transferir Estados y Anexos Financieros (Submódulo Correo).
Pantalla N° 26: Transmisión
del Pliego a CPN
