1. Introducción
De
acuerdo al Instructivo N° 7 del Compendio de Normatividad Contable, las
Entidades Públicas deben presentar información contable a la Contaduría Pública
de la Nación (CPN), por cada año finalizado, para la elaboración de la Cuenta
General de la República.
El
Módulo Contable SIAF-SP 1999 permite cumplir con este dispositivo, facilitando
la obtención de los Estados Financieros y sus Anexos, así como de los Estados
Presupuestarios tanto a nivel Unidad Ejecutora (UE) como de Pliego. A nivel UE,
el Menú del Submódulo Reportes comprende la opción Información Anual
(Instructivo N° 7), a través del cual se ingresa a un Submenú de reportes de
cierre contable anual. Ver Pantalla N° 1.
Pantalla N° 1: Menú de Reportes Presupuestarios y Financieros
En
el Diagrama N° 1 se muestran los procesos que dan lugar a estos reportes
financieros y presupuestarios, apreciándose 4 grupos de reportes:
·
Reportes
generados a partir de la información de los registros administrativos
(información presupuestal-financiera). Entre estos reportes se encuentran:
ü
AP-1
Balance de Ejecución del Presupuesto,
ü
AP-2
Estado de Fuentes y Usos de Fondos y
ü
AF-9
Movimiento de Fondos de Sub-Cuentas Corrientes del Tesoro Público
·
Reportes
obtenidos a partir de la contabilización de los registros administrativos y
notas de contabilidad. Es el caso de:
ü
Balance
de Comprobación,
ü
Balance
Constructivo HT-1,
ü
Balance
General F-1 y
ü
Estado
de Gestión F-2.
·
Reportes
obtenidos a partir de la información de ejecución presupuestal registrada en el
SIAF y de aquélla referida al marco presupuestal (Presupuesto Inicial +
Modificaciones Presupuestales) proporcionada por la Dirección Nacional de
Presupuesto Público (DNPP). Es el grupo de reportes conformado por:
ü
Estado
de la Clasificación Funcional AP-3,
ü
Programación
y Ejecución del Gasto Distribuido Geográficamente AP-4,
ü
Programación
del Presupuesto de Ingresos PP-1 y
ü
Programación
del Presupuesto de Gastos PP-2.
·
Reportes
obtenidos a partir de la información ingresada en pantallas de edición
incorporadas en el Módulo SIAF. Estos reportes son los siguientes:
ü
Inversiones
AF-1,
ü
Inmuebles,
Maquinaria y Equipo AF-2,
ü
Infraestructura
Pública AF-2A ,
ü
Depreciación,
Agotamiento y Amortización Acumulada AF-3,
ü
Otras
Cuentas del Activo AF-4,
ü
Provisión
para Beneficios Sociales AF-5,
ü
Ingresos
Diferidos AF-6,
ü
Hacienda
Nacional Adicional AF-7,
ü
Declaración
Jurada AF-10.
Diagrama N° 1:
Reportes de Cierre Contable 1999 – Cuenta General de la República
2. Cierre
Contable a nivel UE - Secuencia de Procesos
Para
realizar el Cierre Contable, el Sistema presenta una serie de tareas a
desarrollar por parte de la UE, la mayor parte de las cuales se han incluido
dentro del Submódulo Procesos. Ver Pantalla N° 2
Pantalla N° 2:
Submódulo Procesos
2.1 Registro
Contable
La
contabilización de las operaciones de gastos e ingresos en el Módulo SIAF tiene
como punto de partida el registro presupuestal-financiero realizado previamente
por la UE. Las operaciones que no representan movimiento de fondos (operaciones
complementarias), en cambio, son registradas directamente en la Pantalla Notas
de Contabilidad.
El
conjunto de asientos realizados (gastos + ingresos + notas de contabilidad)
conforman la contabilidad de la UE.
En el mes de diciembre, deberá además
registrar, mediante Notas de Contabilidad , los asientos de ajuste,
regularización y, los asientos por corrección monetaria. Para visualizar
estos asientos en los reportes, la UE debe realizar antes el proceso Generar
Secuencia.
2.2 Generar Secuencia
Este
proceso se ejecuta al dar clic en el botón Generar Secuencia ubicada en la
pantalla Control de Cierre Contable (Ver Pantalla N° 3), a la cual se ingresa
eligiendo la opción Procesos Contables del Submódulo
Procesos.
Pantalla N° 3: Opción Generar Secuencia en Pantalla Control de Cierre Contable
2.3
Impresión de reportes
Realizado
el proceso Generar Secuencia, la UE puede obtener el reporte deseado (Libro
Diario, Mayor, Auxiliar Estándar,
Balance de Comprobación, Balance Constructivo,…), para fines de análisis. Ver
Pantallas N°s 4 y 5.
Pantalla N° 4: Balance de Comprobación
Pantalla N° 5: Balance
Constructivo
2.4 Hoja de Trabajo Contable
El Balance General (F-1) 1999, presentado en el
marco de la elaboración de la Cuenta General de la República, es obtenido a
partir del Balance Constructivo (HT-1), cuyos Saldos a valores Históricos y
Constantes deben ser reclasificados previamente en corrientes o no corrientes.
Este proceso se realiza en la Hoja de Trabajo Contable-Balance General Anual
(Ver Pantalla N°6), a la cual se accede seleccionando la opción Hoja
de Trabajo Contable Anual dentro del Submódulo Procesos.
Pantalla N° 6: Hoja de Trabajo Contable – Balance General Anual
Sólo después de realizar la reclasificación de
saldos en la mencionada Hoja de Trabajo, se puede solicitar al Módulo la
presentación en pantalla o la impresión del reporte F-1.
2.5 Impresión del F-1
Este
reporte se obtiene accediendo al Menú del Submódulo Reportes, opción
Información Anual (Instructivo 7). Como se puede apreciar, el F-1 obtenido por
la UE (Ver Pantalla N° 7), presenta información sólo para 1999, que será
transmitida al Pliego para su consolidación . La información referida a 1998,
ya reexpresada, será consignada automáticamente en el F-1 comparativo del
Pliego.
Pantalla N° 7: Reporte Balance General
2.6 Hoja de
Trabajo Presupuestal
De
la misma manera, también será necesario, realizar la desagregación de los
montos del gasto e ingreso ejecutados según Fuente de Financiamiento Donaciones
o Transferencias en la Hoja de Trabajo Presupuestal (Ver Pantalla N° 8),
presentada por el Módulo al elegir la opción del mismo nombre dentro del Submódulo
Procesos.
Pantalla N° 8:
Hoja de Trabajo Presupuestal
Pantalla N° 9: Reporte Balance de Ejecución del Presupuesto
2.8 Reportes Presupuestales
El
Sistema elabora los reportes AP-3, AP-4, PP-1 y PP-2 a partir de la información
del registro SIAF así como de aquélla proporcionada por la DNPP. En el caso de
los 3 últimos reportes, previamente, la UE deberá realizar las Hojas de Trabajo
correspondientes, presentados por el Módulo en el momento de solicitar el
reporte. En el caso de la Hoja de
Trabajo del AP-4, se deberá distribuir el monto de la programación y ejecución
multidepartamental, por departamento. En las Hojas de Trabajo del PP-1 y PP-2,
se desagregará el monto de la programación y ejecución por la Fuente de
Financiamiento 13 Donaciones y Transferencias, por un lado, según Donaciones y,
por otro, según Transferencias. A continuación se procede a Grabar (clic en
botón Guardar Cambios) y para visualizar el reporte se hará clic en el botón
Imprimir. La pantalla N° 10 presenta la Hoja de Trabajo – PP1.
Pantalla N° 10: Hoja de Trabajo PP-1
2.9 Anexos Financieros
Estos
reportes (AF-1, AF-2, AF-2A, AF-3, AF-4, AF-5, AF-6, AF-7) se obtienen a partir
del ingreso manual de información en las pantallas de edición correspondientes.
Ver Pantalla de edición del AF-2.
Pantalla N° 12: Reporte AF-2
2.10 Impresión de
los Estados Financieros, Anexos y Estados Presupuestarios
Antes
de realizar el cierre contable, la UE puede ordenar la impresión de estos
reportes, para su verificación.
2.11
Cierre Contable – Mes de Diciembre
Luego
de analizada la información y realizadas las Hojas de Trabajo Contable y
Presupuestal, la UE procederá al cierre del mes de diciembre, debiendo ingresar
nuevamente a la pantalla Control de Cierre Contable (Ver Pantalla N° 3). En
esta pantalla hará clic en el botón Cierre, después de lo cual no podrá
ingresar ningún asiento.
2.12 Transmisión de Información Contable
Realizados
los procesos anteriores, la UE debe transmitir la información a la Base de
Datos Central en Oracle del Ministerio de Economía y Finanzas, utilizando la
opción Correo.
Sólo
en el caso de las UEs que se encuentran bajo el ámbito de un Pliego, la información también viajará a esta
instancia orgánica para su revisión y consolidación correspondiente.
Establecida la conformidad y comunicada al MEF, esta información será puesta a
disposición de la CPN para fines de consulta y análisis en el marco de su incorporación en la Cuenta General de la
República. Ver Pantalla N° 13.
Pantalla N° 13: Opción para Transferir Estados y Anexos
Financieros
De la misma manera, la información de los
UEs-Pliegos no Integradores, transmitida al MEF, podrá ser consultada por el
Ente Rector.
El
Diagrama N° 2 permite apreciar la información generada por el Módulo SIAF a
nivel de UE.
Diagrama N° 2: Información a Nivel UE
3.
Cierre
Contable a nivel Pliego
La
información contable requerirá ser consolidada sólo en el caso de los Pliegos, que
cuentan con más de una UE bajo su ámbito. Para estos Pliegos se ha habilitado
una opción dentro del Submódulo Ventana (Ver Pantalla N° 14) que lo conducirá a
una pantalla especial que permite al Pliego tanto la revisión de la información
contable recepcionada, como la consolidación.
Pantalla N° 14: Selección de opción para ingresar a ambiente
Pliego
Esta pantalla (Ver
Pantalla N°15) presenta un Menú con las siguientes opciones:
·
Balance
de Comprobación
·
Información
Mensual (Instructivo 6)
·
Información
Anual (Instructivo 7)
Pantalla N° 15: Pantalla de Pliego
Al
seleccionar la opción Balance de Comprobación, el Módulo presentará una ventana
donde el Pliego podrá consultar este reporte por cada UE o consolidado. Ver
Pantalla N° 16.
Pantalla N° 16:
Ambiente Pliego-Selección Balance Comprobación a nivel Pliego o UE
Si
se hubiera seleccionado la opción Información Anual (Instructivo 7),
el Módulo permitiría consultar los Estados Financieros, Anexos Financieros e
Informes Presupuestales a nivel de cada UE o del Pliego (Ver Pantalla N° 17).
Pantalla N° 17: Ambiente Pliego-Menú de Reportes de
Cierre Anual
La
selección de la opción Información Mensual (Instructivo 6)
permite la consulta de esta misma información, pero mensual. Ver Pantalla N°
18.
Pantalla N° 18: Ambiente
Pliego-Menú de Reportes de Cierre
Mensual
F-1
y F-2 Consolidado
A
nivel Pliego, estos reportes muestran información para los años 1999-1998. En
el caso de 1998, los datos han sido extraídos de la Base de Datos de la CPN y
multiplicados en lo que corresponde por el factor 1.055. Ver Pantalla N° 19
Pantalla N° 19: Ambiente del
Pliego-F-1 comparativo
El
Diagrama N° 3 permite visualizar la secuencia de procesos realizados por el
pliego para la obtención de los reportes exigidos por la CPN.
Diagrama N° 3: Consolidación a Nivel de Pliego
4. Consideraciones Finales
4.1
Como
se puede apreciar, el Sistema permite obtener todos los Estados Financieros,
Anexos y Estados Presupuestarios requeridos por la UE para su remisión al
Pliego.
4.2
A
nivel UE, es importante destacar, por un lado, el sentido de integración de la
información Contable, Presupuestaria y de Tesorería y, por otro, la posibilidad
de reducir el trabajo manual.
4.3
A nivel
Pliego, por un lado, se debe resaltar la posibilidad de recibir automáticamente
los Estados Financieros y Presupuestarios de todas sus UEs para su revisión y
aprobación, y por otro, la Consolidación para su transmisión a la CPN.
4.4
A nivel CPN se
ha desarrollado un Módulo para consultar esta información en la Base de Datos
Oracle.